Gibt es das optimale Meeting?

Das Thema Meeting hat einen langen Schaffens- und Leidensprozess hinter sich. Dieser Prozess hat sich über Jahrzehnte entwickelt. Und hier wurden schon alle Stadien auf deren Effizienz geprüft. Von Besprechungen im großen Rahmen, über Seminare, zu Brainstormings, bis hin zu kleineren Teammeetings. Studien, Strategen und CEOs großer Unternehmer geben hier Auskunft über die beste Art ein Meeting abzuhalten, bzw. hinterfragen manchmal, ob Meetings eigentlich immer notwendig sind. Gerade das Jahr 2020 hat gezeigt, dass manche Unternehmen besser beraten sind, nicht alles in Besprechungen zu zerreden. Auch wenn es generell heißt, dass Kommunikation in Unternehmen sehr wichtig ist, kann auch zu viel kommuniziert werden. Wir können hier nicht die perfekte Meetingstruktur bestimmen, aber wir zeigen euch ein paar Anhaltspunkte, aus dem ein produktives Ergebnis herauskommen kann.

The Two-Pizza-Role

Jeff Bezos, Gründer von Amazon, hat die Zwei-Pizza-Regel entworfen. Diese besagt, dass an einem Meeting so viele Personen teilnehmen sollte, dass sie von maximal zwei Pizzen satt werden. Das wären im Normalfall acht Personen maximal. Etwaige Essverhalten und erhöhtes Hungergefühl klammern wir hier natürlich bewusst aus. Diese Regel wurde durch einige Studien wirklich untermauert und hat den Vorteil, dass nicht zu viele Köche den Brei verderben und dass Personen, die eventuell gar nicht dabei sein wollen oder sollen, gleich von vornherein nicht dabei sind und so andere Arbeiten erledigen. Denn gerade, wenn man im Management ist, weiß man, dass es kaum Tage gibt, wo kein Meeting im Kalender steht. Da sind dann einige Besprechungen, wo die Anwesenheit nicht unbedingt erforderlich ist. Auch wenn wir ein riesiges Netzwerk an Experten um unsere Werbeagentur haben, beschränken wir unsere Meetings mit genau dieser Regel, um Unternehmen bestens beraten zu können –  da wir die Erfahrung gemacht haben, dass zu viele Meetingteilnehmer die Sache selten besser machen.

Klare Agenda

Ihr glaubt gar nicht wie viele Meetings es gibt, wo einige Teilnehmer nicht einmal wissen, um was es eigentlich geht. Da ist es natürlich schwer sich über ein Problem Gedanken zu machen, geschweige denn das Problem zu lösen. Hier kann man aber klar vorbeugen. Schickt mit dem Termin oder kurz danach eine Agenda an die Meeting-Teilnehmer und informiert sie über den Ablauf und die Inhalte der Besprechung.

Diversity

Ein Modewort des letzten Jahrzehnts. Hier sprechen wir aber nicht die Vielfalt ethnischer Zugehörigkeit oder die geschlechtsspezifische Vielfalt an – so wichtig diese im Unternehmen auch sind – hier geht es um die Vielfalt des Knowhows. Wichtig bei einem Meeting ist es auch, dass es nicht nur Experten im Team gibt, sondern auch Personen, die nicht unmittelbar auf das zu lösende Problem spezialisiert sind. Ebenso ist es von Vorteil, wenn die Experten und Nicht-Experten aus verschiedenen Bereichen kommen. Nicht-Experten und Bereichs fremde Personen stellen oft Fragen, die ein neues Licht auf das Problem oder die Lösung werfen können. Und Experten können Fragen beantworten, die Nicht-Experten nicht wissen. Ebenso interessant ist die Herangehensweise, dass man Optimisten und Pessimisten im Meeting zusammenführt. Sprich jemand, der Probleme aufzeigt und jemanden der Probleme löst.

Zeit

Die Zeit hat hier mehrere Bedeutungen. Einerseits ist es ratsam die Uhrzeit zu beachten. Der Mensch ist über den Tag verteilt nicht immer gleich produktiv. Laut Studien ist die produktivste Zeit am Morgen und am Nachmittag. Was ja auch in gewisser Form einleuchtend ist. Denn wenn man ein Meeting kurz vor Feierabend ansetzt, wo die Teilnehmer schon mit einem Fuß im Auto sind, wird der Output wesentlich schleppender sein, als in Meetings am Morgen oder am Nachmittag. Auch die Mittagszeit oder kurz danach ist nicht immer die sinnvollste Zeit. Stichwort „Suppenkoma“. Das hat hauptsächlich mit dem Biorhythmus zu tun. Auch die Dauer des Meetings ist essenziell für die Produktivität. Denn auf Biegen und Brechen ein Meeting über zwei Stunden dauern zu lassen, obwohl schon alles dreimal durchgekaut wurde, hat nicht viel Sinn. Hier sollte jemand ganz klar das Meeting dann beenden, wenn er das Gefühl hat, dass es sich im Kreis dreht oder, dass kein Vorwärtskommen mehr möglich ist. Wir wissen, dass man gerade in Brainstorming Terminen auf den letzten Drücker wartet, um vielleicht doch noch die Idee des Jahres zu haben. Aber da ist die bessere Herangehensweise die, dass man ein Meeting beendet und einen erneuten Termin ausmacht. Es ist schon oft passiert, dass die Besprechungsteilnehmer sich nach dem Meeting noch Gedanken über die Problemlösung machen und dann beim nächsten Termin die Idee haben, die sie im Brainstorming gesucht haben.

Schwafler stoppen

Es gib bei jedem Meeting mindestens eine Person, die entweder sehr weit ausholt oder einfach viel zu erzählen weiß, dann kommen noch persönliche Gespräche dazu, die das Meeting verlängern und den Fokus vom Problem wegziehen. Soziale Interaktion ist wichtig, aber zur richtigen Zeit. Entweder am Anfang oder am Ende des Meetings ist es eine hervorragende Möglichkeit sich mit Meeting Teilnehmer zu unterhalten. Und die Anfangs angesprochenen Schwafler, sollten einfach höflich darauf hingewiesen werden, dass sie zum Punkt kommen.

Es gibt noch ganz viele weitere Möglichkeiten eure Meetings zu optimieren. Angefangen von der Vorbereitung bis zur Teameinteilung und Aufgabenverteilung nach der Besprechung. Aber wenn ihr diese paar Regeln befolgt, werdet Ihr merken wie produktiv so ein Meeting eigentlich sein kann.