Als Unternehmer gibt es oft Tage, an denen man durchgehen gefühlte 24 Stunden arbeitet. Am Ende des Tages hat man dann oft das Gefühl den ganzen Tag nichts geschafft zu haben. Man bewegt sich von Meeting zu Meeting, zwischendurch Telefonanrufe, Mitarbeiter benötigen Unterstützung und der restliche Tag ist mit diversen Terminen belegt. Der Tag war somit produktiv und auch wieder nicht. 

Über 90 % der Menschen checken in der ersten halben Stunde, nachdem sie aufgewachten ihr Handy. Über 50 % nehmen ihr Smartphone schon in den ersten fünf Minuten in die Hand, um es zu überprüfen. Sie lesen Mails, sehen sich die anstehenden Termine und lesen Nachrichten. Sie lassen so ihren Tag, die Laune und den Stresspegel fremd bestimmen. 

Man sieht an den zwei Beispielen, dass Produktivität im Alltag selten mit Zeit zu tun hat, sondern meistens ist es eine Sache der Einstellung und Gewohnheiten. Und Gewohnheiten kann man ändern.

Bevor man aber Gewohnheiten ändert, muss man für sich herausfinden, zu welcher Zeit man selbst am produktivsten ist. Hier kann man klar zwischen Morgen- und Abendmensch unterscheiden. Auch wenn die meisten Menschen einen ähnlichen Biorhythmus haben und am Tag wach sind und in der Nacht schlafen, ist nicht jeder Mensch zur gleichen Zeit produktiv. Als wir unsere Agentur gegründet haben, war unsere Lieblingszeit zu arbeiten zwischen 19.30 und 24 Uhr. Der stressige Terminalltag war vorbei, die Kinder im Bett und das Handy klingelte nicht in einer Tour. Da wir ohnedies nie Morgenmenschen warn, bot sich diese Zeit sehr an. Ideen wurden gesponnen, Mails geschrieben und Content produziert. Ganze Kampagnen entstanden in dieser Zeit, zusätzlich zudem Sachen, die schon im Zuge des normalen Arbeitstages stattfanden. Jeder Mensch hat eine andere Zeit, in der er produktiv sein kann und will. 

Wenn man seine produktivste Arbeitszeit weiß, kann man Aufgaben so planen, dass diese Zeit effektiv genutzt wird. Habt ihr Projekt, dass ihr fertigstellen müsst? Dann plant es an dieser Tageszeit und widmet euch nur diesem Projekt. Braucht ihr für euer Produkt eine funktionierendes, ansprechendes Design, dann setzt euch ein Ziel, wie weit ihr dieses Ziel an diesem Tag fertigstellen wollt und fangt an, sobald „eure“ Tageszeit da ist. Und zu dieser Zeit widmet ihr euch nur diesem Projekt. Keine Ablenkung durch euer Smartphone, keine Mails beantworten und auch keinen kurzen Blick auf den Kalender. Natürlich ist es unrealistisch über mehrere Stunden ohne Pause oder vielleicht den ganzen Tag produktiv zu sein. Hier bietet sich auch die Pomodoro Technik an. Hier ist man für 25 Minuten produktiv und macht dann eine Pause von 10 bis 15 Minuten. Aber wie weit eure Produktivität geht und wie lange ihr produktiv sein könnt, werdet ihr mit dieser Technik ohnedies herausfinde. Wichtig ist es nur, dass man sich nicht ablenken lassen darf. Denn der Mensch ist im Normalfall alles andere als multitaskingfähig. Auch wenn viele Menschen glauben, dass sie zwischen Tasks hin und her wechseln können, Nachrichten schreiben oder telefonieren müssen. Man braucht einfach zu lange, um wieder zufriedenstellend zu seiner alten Aufgabe zurückzufinden. Arbeiten, die weniger intensiv an körperlicher oder geistiger Anstrengung sind, sollten in der Tageszeit gemacht werden, in der man am wenigsten produktiv ist. Bei manchen Menschen ist es nach dem Mittagessen, andere Personen sollten diese Aufgaben am Abend machen. Eben dann, wenn man das größte Performance-Loch hat.

Empfehlenswert ist es, dass man seinen Tag schon am Vorabend so gut wie möglich plant. Auch wenn man nicht alle seine Ziele am nächsten Tag erreichen kann, man nutzt seine Ressourcen wesentlich effizienter. Wenn man die Ziele noch priorisiert ist die Planung noch effizienter. So ist man mehr oder weniger gezwungen Sinne Tasks zu erfüllen. Es macht große Unterschiede, wenn man einen Telefonanruf plant, ob man sagt, man macht diesen Anruf im Laufe der Woche und man muss ihn am nächsten Tag machen. Vor allem, wenn man ihn fest in die Planung am nächsten Tag verankert. Bei der ersten Variante verschiebt man den Anruf Tag für Tag vor sich her. Wenn ich ihn dezidiert für den nächsten Tag plant, schiebt man diesen Task einfach zwischen zwei Termine, macht ihn auf dem Weg zur Arbeit oder Kur nach der Mittagspause. Man hat einfach einen gewissen inneren Zwang, die Aufgabe zu erfüllen.

Das Sprichwort: „Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“ kommt nicht von irgendwoher. Das bringt uns auch schon zum nächsten Punkt. Wenn ihr Probleme damit habt, Tätigkeiten auszuführen, weil ich euch in diesem Moment gerade nicht überwinden könnt oder ihr habt einfach keine Lust dazu, schafft Gewohnheiten. Wollt ihr für euer Unternehmen Blogartikel schreiben oder eine Social Media Kampagne konzipieren, macht das an einem bestimmten Tag, zu immer der gleichen Uhrzeit an einem von euch festgelegten Ort. Ob das an eurem Arbeitsplatz ist, am Esstisch oder auf der Couch ist egal. Es ist nichts anderes als eine klassische Konditionierung. Wenn ihr euch zu diesem Zeitpunkt mit eurem Notebook auf die Couch setzt, weiß euer Gehirn automatisch: „Jetzt ist die Zeit für diese eine Aufgabe“ Egal, was euch sonst noch im Kopf herumschwirrt. Ihr überlistet euch hier selbst und werdet automatisch an diesem Task arbeiten. Noch einmal: „Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“ Ihr geht immer den gleichen Weg zur Arbeit, ihr sitzt wahrscheinlich immer zur gleichen Zeit am Abend auf eurer Couch, ihr ruft wahrscheinlich immer zu ähnlichen Zeiten eure Freunde an und ihr treibt meist an bestimmten Tagen, zu einer ähnlichen Zeit Sport. Wenn man Gewohnheiten schafft, werden gewisse Aufgaben in euren alltäglichen Tagesablauf integriert, dass ihr es befremdlich findet, wenn es einmal nicht stattfindet.

Und zum Schluss: Blockiert nicht euren ganzen Tag mit Terminen. Es gibt Tage, da läuft man von Meeting zu Meeting und von Telefonanruf zu Telefonanruf. Wichtige Dinge werden besprochen, Kunden akquiriert und Geschäfte gemacht. Versteht uns nicht falsch, das sind sehr wichtige Aufgaben eines Unternehmers, aber sie dürfen nicht den Tag bestimmen. Wenn der ganze Tag mit Terminen blockiert ist und das über die ganze Woche oder sogar über den ganzen Monat, werdet ihr das Gefühl haben, dass ihr nichts gemacht habt. Was leider auch der Fall ist. Was natürlich nicht heißt, dass ihr gar keine Meetings mehr machen sollt oder Kundenakquise betreiben sollt. Wir als Werbeagentur aus Graz haben die Erfahrung gemacht, dass Meetings sehr oft zeitfressende Monster sind, die optimiert werden können (Siehe Artikel: „Das perfekte Meeting“)

Ihr seht, dass man mit ein wenig Planung und Optimierung des Tagesablaufs um einiges produktiver sein kann. Und diese gewonnene Produktivität hat einerseits den Vorteil, dass ihr wirklich Zeit verwenden könnt euer Unternehmen auszubauen und gleichzeitig habt ihr am Ende des Tages das Gefühl wirklich etwas geschafft zu haben und dieses Gefühl gibt euch zusätzliche Motivation für dann nächsten Tag.